Excel : Envoi de courriels personnalisés avec Power Automate

Cas pratique : envoi de courriels avec Power Automate à partir d’une base de données Excel

Dans cet article, nous explorons comment Power Automate peut révolutionner vos solutions Excel à travers un exemple concret. Power Automate sera utilisé pour faire l’envoi automatique de courriels personnalisés  à partir d’une base de données Excel.

Contexte : Depuis quelques années, les technologies dites low code et no code, conçues pour permettre aux utilisateurs de développer des solutions numériques puissantes sans avoir à maîtriser de langages de programmation complexes, connaissent une popularité croissante.

Microsoft ne laisse pas sa place dans le domaine, avec des solutions comme Power Query, Power Apps et Power Automate, qui facilitent l’automatisation d’un nombre considérable de tâches sans nécessiter de compétences techniques avancées.

Préparation de votre base de données dans Excel

Vous devez d’abord créer une table de données (données mises sous forme de tableau) dans Excel. Le fichier doit être enregistré soit sur SharePoint ou sur OneDrive for Business. Cette table doit contenir toutes les informations qui devront faire partie de votre envoi. 

Par exemple, ici, nous avons une table pour aviser par courriel les individus qui sont en retard dans l’envoi de leurs feuilles de temps.

Plus précisément, on a une colonne pour indiquer :

• Le ID de ligne, dont la valeur est calculée à partir de la fonction LIGNE()
• Le numéro de la semaine
• Le nom de l’individu
• L’adresse courriel de l’individu
• Le lien vers sa feuille de temps
• Le statut du courriel (pour faire le suivi des envois et éviter les envois en double!)

Dans notre exemple, l’objectif sera de programmer l’envoi d’un courriel dont le titre fera référence à la semaine, la salutation fera référence à l’individu et le contenu fera référence au lien vers sa feuille de temps.

Nous souhaitons évidemment que les courriels soient envoyés aux bonnes personnes selon la colonne Courriel et qu’ils ne soient pas envoyés si la colonne StatutCourriel contient la valeur Envoyé.  À noter que nous avons volontairement utilisé un nom de colonne sans espace et caractère spécial pour la colonne StatutCourriel, car nous souhaiterons filtrer les données selon cette colonne plus tard dans le processus et ce sera plus facile d’y arriver avec un nom de colonne sans espace et caractère spécial.

Création d’un flux de travail automatisé 

Présentation de l’interface d’automatisation 

Pour commencer, dans votre fichier Excel, allez dans le menu Automatiser (Automate), puis cliquez sur Automatiser le travail (Automate Work). À noter que dans la version bureau, ce menu se nomme plutôt Automatisation.

Un panneau s’affichera sur la droite de votre écran. Le panneau est divisé en deux sections : 

1. La première répertorie les flux déjà présents dans le classeur.

2. La deuxième présente plusieurs modèles prédéfinis pour différentes automatisations.

En bas du panneau, cliquez sur Afficher tous les modèles. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans Power Automate.

Il est possible de partir d’un modèle existant, mais ici, nous allons créer un flux à partir de zéro afin d’explorer la solution plus en détails.

Pour créer un flux à partir de zéro, cliquez sur Mes flux, puis sur Nouveau flux.

Vous devrez alors choisir entre trois types de flux de cloud, qui se distinguent les uns des autres par leur façon de se déclencher. Dans le cadre de notre exemple, nous utiliserons un flux de cloud instantané, afin que celui-ci se déclenche lorsque nous cliquerons sur un bouton.

Si vous souhaitez en apprendre plus sur les différents types de flux de cloud, veuillez consulter notre article Power Automate : Le guide complet sur les types de flux de cloud.

Configuration des actions du flux

Une fois que vous avez choisi le type de flux adapté à vos besoins et que vous avez configuré votre déclencheur, la prochaine étape est d’ajouter les actions que vous souhaitez exécuter automatiquement lorsque le flux se déclenche.

Pour ce faire, il faut cliquer sur le + en dessous du déclencheur et configurer les actions une à une, en les sélectionnant dans la liste des actions disponibles et en ajoutant différentes configurations à l’intérieur de ces actions.

Voici donc les actions que nous allons mettre en place dans le cadre de notre exemple.

Action 1 : Lire les données de la table Excel

Lorsque le flux s’exécute, la première chose que nous souhaitons que Power Automate effectue, c’est d’aller dans la table de notre fichier Excel pour lire les données qui s’y trouvent.

Nous devons donc utiliser l’action Lister les lignes présentes dans un tableau du connecteur Excel Online (Business) et renseigner l’emplacement du fichier et le nom de la table qui contient nos données.

Puisque nous souhaitons qu’il récupère uniquement les lignes où StatutCourriel est différent de Envoyé, nous allons indiquer l’expression suivante dans la requête de filtre : StatutCourriel ne ‘Envoyé’

📌Explication :

• ne signifie “différent de” en langage OData (Open Data Protocol)
• Le langage de requête OData est utilisé par certains connecteurs pour filtrer les données à la source.

Action 2 : Envoyer le courriel pour chaque ligne récupérée 

La deuxième action qu’on souhaite que Power Automate effectue pour nous, après avoir récupéré les données souhaitées dans la table, c’est d’envoyer le courriel. Mais puisque nous voulons qu’il effectue cette action pour chaque ligne récupérée, nous allons d’abord ajouter une boucle. Pour ce faire, nous devons aller dans le connecteur Control, puis sélectionner l’action Appliquer à chacun.

Nous allons ensuite cliquer sur l’icône d’éclair et sélectionner la sortie de l’étape précédente.

Puis, nous allons ajouter des actions à l’intérieur de cette boucle, qui seront effectuées pour chaque ligne récupérée de la table. La première action à ajouter sera l’action Envoyer un e-mail. Pour notre part, nous utilisons Outlook 365 donc nous utiliserons ce connecteur, mais sachez qu’il existe des connecteurs équivalents pour Gmail et Outlook.

Comme nous voulons envoyer le courriel à la bonne personne en fonction de la colonne Courriel de notre table de données, nous devons utiliser l’icône d’éclair pour sélectionner une valeur à récupérer dans l’étape précédente, dans ce cas-ci, le courriel. Si vous ne voyez pas l’icône d’éclair, c’est que vous êtes en mode de base. Vous n’avez qu’à cliquer sur Basculer en mode avancé pour le voir apparaitre.

De la même façon, nous devrons renseigner l’objet du courriel, qui dans notre cas sera une combinaison de texte et de la valeur dans la colonne Semaine pour la ligne qui est en train de passer dans la boucle. Nous renseignons également le corps du courriel, qui fera référence au nom de l’individu dans la salutation et au lien vers sa feuille de temps.

💡Astuce : Si j’insère seulement le lien URL comme dans la capture d’écran ci-haut, le lien ne sera pas cliquable. Pour rendre le lien cliquable, vous pouvez utiliser l’icône de chevrons pour activer le mode code.

Vous pourriez alors modifier le code pour ajouter une balise <a href> comme ceci :

Tutoriel vidéo sur l’envoi de courriels avec Power Automate

Si vous souhaitez voir plus en détails comment effectuer cette étape, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel YouTube, qui détailletoutes les étapes à suivre pour réaliser l’exemple de cet article.

À noter que dans les paramètres avancés vous avez plusieurs options supplémentaires, comme une option vous permettant d’ajouter des pièces jointes à vos courriels ou d’ajouter des adresses courriel à mettre en copie.

Action 3 : Mettre à jour le statut du courriel dans Excel

La dernière action qu’on souhaite que Power Automate effectue pour nous, c’est de mettre à jour le statut du courriel dans notre fichier Excel pour chaque ligne pour laquelle il a envoyé le courriel. Pour ce faire, nous allons ajouter une autre action dans la boucle, l’action Mettre à jour une ligne de Excel Online (Business).

Encore une fois, nous devrons renseigner l’emplacement de notre fichier Excel et indiquer le nom de la table à mettre à jour.

Ensuite, pour le paramètre Colonne clé, nous devons sélectionner le nom de la colonne qui contient notre identifiant unique, dans notre cas, la colonne ID de ligne.

Dans la Valeur de la clé, nous devons, via l’icône d’éclair, sélectionner l’ID de ligne récupéré dans l’étape qui listait les lignes de la table.

Dans les paramètres avancés, nous devons indiquer, dans le paramètre StatutCourriel, la valeur avec laquelle l’on souhaite que notre fichier soit mis à jour. Dans notre cas, ce sera Envoyé.

Tester et activer le flux  

Une fois le flux complété, il devrait ressembler à l’image ci-dessous (votre déclencheur peut varier en fonction du type de déclencheur que vous avez choisi). N’oubliez pas d’enregistrer votre travail!

La dernière étape sera de tester que votre flux fonctionne tel que souhaité. Dans notre cas, puisque nous avons choisi un déclencheur manuel, pour tester le flux, nous avons deux options :

• Déclencher le flux via les boutons Tester ou Exécuter dans Power Automate
• Déclencher le flux via le panneau des automatisations de notre fichier Excel 

Pour suivre et analyser l’historique des exécutions de votre flux, suivez les étapes suivantes :

1. Dans Power Automate, accédez à Mes flux et sélectionnez le flux en question.
2. Consultez l’interface affichant l’historique des 28 derniers jours, le statut de chaque exécution et le temps moyen de traitement.

3. Cliquez sur une exécution spécifique pour voir le détail de chaque étape :
   

• Un crochet vert indique une exécution réussie.
• Le temps d’exécution de chaque étape est également affiché, ce qui peut aider à identifier des ralentissements.
• En cliquant sur une étape, vous pouvez voir le détail des entrées et des sorties utilisées lors de son exécution.

Ultimement, vous pourrez également vérifier que les courriels ont été reçus correctement par les récipiendaires et que le statut du courriel dans le fichier Excel a bien été mis à jour.

Conclusion sur l’envoi de courriels avec Power Automate

En quelques minutes, nous avons réussi à automatiser l’envoi de courriels avec Power Automate à partir d’une base de données Excel, sans utiliser le langage de programmation VBA! Ce type d’automatisation est à la portée de tous et peut grandement faciliter la gestion des tâches récurrentes.

Maintenant que vous comprenez le potentiel des applications low code et no code, pourquoi ne pas explorer d’autres automatisations pour optimiser encore plus vos processus?

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