Power Automate : Le guide complet sur les types de flux de cloud

L’automatisation des processus est devenue un levier essentiel pour gagner en efficacité et en productivité. Surtout dans un monde où tout va de plus en plus vite !

Power Automate, la solution d’automatisation de Microsoft, permet de simplifier les tâches répétitives sans nécessiter de compétences avancées en programmation.

Grâce à Power Automate, il est possible de créer des flux composés d’une série d’actions. Celles-ci s’exécuteront automatiquement en fonction de différents déclencheurs.

Que vous souhaitiez automatiser l’envoi de notifications, synchroniser des données, interagir avec des applications tierces ou structurer un processus d’entreprise, Power Automate propose plusieurs types de flux adaptés à différents besoins. Cet article explore en détail ces options et vous aide à choisir le flux le plus approprié à votre situation.

Les types de flux dans Power Automate

Lorsque vous accédez à Power Automate et cliquez sur « Nouveau flux », plusieurs options s’offrent à vous. Chacune de ces options se distingue par son mode d’exécution et son contexte d’utilisation.

Dans le cadre de cet article, nous allons nous concentrer sur les 3 premiers types de flux, qui sont des flux de cloud : les flux automatisés, instantanés et planifiés.

Un flux de cloud est un processus automatisé qui s’exécute entièrement en ligne, en connectant des applications et services basés sur le nuage (cloud). Ils sont idéals pour automatiser des interactions entre différentes plateformes, telles que SharePoint, Power BI, Teams, Outlook et bien d’autres.

Bien que cet article ne s’attarde pas sur les flux de bureau, sachez qu’ils existent. Ils se distinguent des flux de cloud car ils interagissent avec des ressources et applications localisées sur votre ordinateur, plutôt que des applications et services en ligne.

1. Les flux de cloud automatisé

Un flux de cloud automatisé est déclenché lorsqu’un événement spécifique survient dans une application connectée. Il s’agit du type de flux le plus couramment utilisé pour réagir à des changements de données.

Exemples d’utilisation :

Ajouter automatiquement une ligne dans un tableau Excel lorsqu’un formulaire Microsoft Forms est soumis.
Déclencher des alertes lorsque des données spécifiques atteignent un seuil critique dans Power BI ou Excel.
Déclencher une demande d’approbation lorsqu’une demande d’achat est reçue par courriel.

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2. Les flux de cloud instantanés

Un flux de cloud instantané est déclenché manuellement par l’utilisateur lorsqu’il a besoin d’exécuter une action sur demande, en cliquant sur un bouton. Ces flux sont pratiques pour les processus nécessitant un contrôle direct.

Avec ce type de flux, vous avez la possibilité d’ajouter une entrée de données que l’utilisateur devra fournir au moment de l’exécution. C’est particulièrement avantageux lorsque certaines variables nécessaires au flux ne peuvent pas être récupérées automatiquement.

Exemples d’utilisation :

Générer un rapport instantané en spécifiant manuellement les paramètres du rapport, comme la période couverte et les données à inclure.
Mettre à jour un enregistrement précis sur une plateforme disposant d’une API, en entrant l’ID de l’enregistrement à mettre à jour. Cela permet de cibler uniquement l’enregistrement obsolète, évitant ainsi de mettre à jour l’ensemble des enregistrements ce qui réduit le temps d’exécution et limite l’utilisation des ressources.
Créer des tâches dans Microsoft To-Do ou dans Google Tasks et les assigner à des membres de son équipe. Il suffira de renseigner les détails de la tâche dans des entrées de données (comme la description, la date d’échéance et le responsable).

3. Les flux de cloud planifiés

Un flux planifié s’exécute automatiquement à une fréquence définie, sans nécessiter d’intervention utilisateur. C’est un excellent choix pour des tâches répétitives et récurrentes.

Exemples d’utilisation :

Générer un rapport hebdomadaire et l’envoyer par courriel tous les lundis matin.
Mettre à jour une base de données à une heure précise chaque jour.
Envoyer un rappel aux employés n’ayant pas soumis leur feuille de temps tous les vendredis à une heure précise.

Power Automate : Un atout inestimable pour l’automatisation de vos processus

L’automatisation des processus avec Power Automate ouvre un monde de possibilités pour optimiser le travail au quotidien. Que ce soit pour réagir à des événements en temps réel, exécuter des actions sur demande ou planifier des tâches récurrentes, les flux de cloud offrent une flexibilité impressionnante.

Grâce aux flux automatisés, vous pouvez déclencher des actions sans intervention humaine, dès qu’un événement se produit. Les flux instantanés vous permettent de garder le contrôle et d’exécuter des tâches précises en un clic. Enfin, les flux planifiés garantissent que certaines actions essentielles se répètent à intervalles réguliers, sans risque d’oubli.

En maîtrisant ces trois types de flux, vous pourrez automatiser efficacement vos tâches, réduire les erreurs manuelles et gagner un temps précieux.

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