Intégration d’Excel et des outils Microsoft 365

Découvrez comment maximiser l’utilisation de votre licence Microsoft 365 en intégrant Excel avec d’autres outils Microsoft 365

Avez-vous déjà pris le temps de regarder toutes les applications qui sont offertes avec Microsoft 365?

Curieuse de nature, j’en fais un survol, de temps en temps. J’essaie de voir si je pourrais tirer profit de l’une d’entre elles.

Sans prétendre que je les connais toutes, j’ai découvert à travers les années quelques fonctionnalités intéressantes qui permettent d’automatiser des tâches récurrentes.

Le 18 mars dernier, je vous ai présenté mes trouvailles, en me concentrant sur celles qui peuvent être utilisées conjointement avec Excel 365 (Business ou Entreprise) et qui ne nécessitent pas des coûts de licence supplémentaire.

Parmi les applications Microsoft 365, l’on retrouve

Forms
Liste SharePoint
Power Automate
Power Apps

Microsoft Forms

Microsoft Forms est un outil en ligne qui permet de créer facilement des enquêtes, des questionnaires, des sondages et des formulaires. Les réponses peuvent être collectées en temps réel et sauvegardées sous Excel. On pourra ensuite visualiser ces données sous forme de graphiques et de tableaux pour les analyser. Et également gérer les réponses en exécutant des tâches en lien avec ces dernières : assigner des responsables, ajouter des commentaires, envoyer des courriels de suivis, etc.

Liste SharePoint

Vous pouvez créer des listes SharePoint pour stocker, organiser et gérer des données. Vous pouvez personnaliser ces listes selon vos besoins en créant des colonnes pour chacune des données que vous désirez conserver.

Vous pourrez ensuite récupérer ces listes dans Excel pour préparer un rapport sur ces données ou pour effectuer des suivis.

Power Automate

Power Automate permet d’automatiser des flux de travail entre différentes applications. Il aide à créer des processus automatisés pour des tâches répétitives, comme l’envoi de notifications ou la collecte de données, sans nécessiter de compétences avancées en programmation.

Notamment, il est possible de récupérer des informations à partir d’Excel pour ensuite créer un flux d’actions. L’on pourrait par exemple envoyer un courriel à chacune des personnes listées dans ce fichier Excel.

L’application Power Automate est intégrée dans le menu Automatisation d’Excel et l’on peut partir d’un modèle pour apprivoiser cette dernière.

Power Apps

Avec Power Apps, vous pouvez créer des applications mobiles capables d’interagir sur des jeux de données sans avoir à apprendre à coder.

Il est donc possible d’utiliser des données sauvegardées sous Excel comme base de données sous-jacente à une application Power Apps.

L’on pourrait créer une application pour gérer les demandes de congés, les demandes d’aide informatique, les demandes d’achats de matériel informatique ou de fournitures de bureau ou bien encore y intégrer la gestion de contrat.

Excel et Microsoft 365 : Combinaison de plusieurs outils

En combinant plusieurs de ces outils, vous pouvez créer des solutions puissantes et intégrées pour optimiser vos processus métier.

Par exemple, vous pouvez utiliser Microsoft Forms pour collecter des données via des enquêtes ou des questionnaires, puis stocker ces réponses dans une liste SharePoint. Ensuite, avec Power Automate, vous pouvez automatiser l’envoi de notifications par courriel aux responsables concernés chaque fois qu’une nouvelle réponse est soumise.

Les données du formulaire pourront être récupérées dans Excel avec Power Query pour une analyse approfondie et la génération de rapports.

De plus, vous pouvez créer une application personnalisée avec Power Apps qui utilise ces données pour gérer des tâches spécifiques, comme le suivi des demandes de congé ou la gestion des commandes.

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