Suivez l’évolution et la performance de vos ventes actuelles et budgétées

Le CFO masqué vous présente ce tableau de bord des ventes, qui vous permettra de suivre l’évolution et la performance de vos ventes actuelles et budgétées. L’outil Excel Tableau de bord des ventes est disponible à notre boutique en ligne, vous pourrez l’adapter à vos besoins et y ajouter vos données. Bon visionnement !

 

Pour savoir comment adapter cet outil à vos besoins, comme ajuster vos graphiques dans votre tableau de bord, je vous recommande fortement de lire l’article : Outil Excel: Tableau de bord des ventes.

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Présentation du tableau de bord des ventes

Aujourd’hui je vous présente un tableau de bord des ventes élaboré dans Excel. D’abord et avant tout, dans votre outil, vous avez un onglet d’avertissement concernant l’usage de l’outil. Vous avez ensuite un onglet d’instructions, contenant la marche à suivre pas-à-pas pour bien utiliser votre outil.

Je vous suggère fortement de lire toutes les étapes avant d’utiliser le tableau de bord. Vous avez finalement l’onglet « Tableau de bord », qui est la visualisation finale de votre tableau de bord. Évidemment, vous devez fournir des données à votre tableau de bord, donc remplir les bases de données qui se retrouvent dans les 2 onglets suivants.

 

1. Onglet : Base de données

Un premier onglet qui s’appelle « BD », qui concerne toutes vos transactions de vente, donc l’historique.

 

Voici les données que vous pourrez inscrire :

• la date de chacune des transactions
• la région
• le client
• la catégorie
• le produit ou le service vendu
• le représentant (s’il y a lieu)
• le canal de vente utilisé
• des informations sur le prix unitaire
• le nombre d’unités vendues
• les ventes au total

Ensuite, l’outil va faire certains calculs, notamment. Vous avez dans les instructions tout ce qu’il faut savoir pour ajouter des données, retirer des données, ou modifier des données.

 

2. Onglet : Budget

Vous trouverez également un onglet qui s’appelle « Budget », dans lequel on va fournir un peu moins d’informations. Évidemment au budget c’est un peu moins précis, on ne détaille pas transaction par transaction, et ce sera toujours celui de l’année en cours. Vous pourrez indiquer l’année de votre budget, et si jamais votre budget chevauche 2 années vous mettrez la dernière année.

 

Donc vous allez indiquer l’année et le mois pour chacune des prévisions, ainsi que la catégorie de produits ou de services, la région, et les ventes prévues dans cette dans cette région-là pour la catégorie pour le mois sous-jacent. Ensuite l’outil va se charger d’aller chercher les ventes réelles correspondantes dans votre base de données qui est peuplée des transactions journalières.

Évidemment nous sommes dans Excel, donc si votre base de données de transaction journalière est plus grande qu’un million de lignes vous ne pourrez pas utiliser cet outil. Vous pourrez l’utiliser simplement si vous avez quelque chose de plus succinct.

3. Onglets d’aide ou secondaires

Finalement vous avez un onglet d’aide, et pour donner suite à ça vous avez aussi différents tableaux croisés dynamiques. Ce sont des tableaux croisés dynamiques qui ne sont pas utilisés comme tel dans votre tableau de bord, mais en fait qui sont des intermédiaires qui permettent d’en arriver aux graphiques que l’on retrouve dans le tableau de bord final.

Dans ce fameux tableau de bord final, une fois que vous aurez rempli votre base de données avec vos transactions journalières et vos données par rapport au budget, vous pourrez venir donc voir les résultats dans votre tableau de bord.

 

Tableau de bord : Section des ventes VS le budget

Vous aurez premièrement un tachymètre, qui va vous dire votre chiffre d’affaires réel vs prévu en termes de pourcentage de réalisation. Dans notre exemple on voit qu’on est à 88 % de ce qui était prévu.

 

Vous pouvez sélectionner le tout pour un mois en particulier, ou pour l’année, par pays ou par catégorie. Vous avez aussi les écarts entre ce qui avait été prévu au budget et ce qui a finalement eu lieu.

 

Donc on voit dans mon exemple que certains pays et certaines catégories vont moins bien que d’autres, mais donc vous pourrez voir les résultats sous toutes ses dimensions-là ce qui est assez intéressant.

 

Tableau de bord : Section performance des ventes

La 2e section porte plutôt sur la performance des ventes. À nouveau, vous pourrez choisir une année, et pour voir le top 5 de vos ventes par représentant, le top 5 de vos ventes par client, la répartition des ventes par catégorie, et la répartition de vos ventes par région. Vous pouvez choisir pour un mois donné, pour une année donnée, ou pour l’ensemble de ces dimensions-là.

 

Tableau de bord : Section évolution des ventes dans le temps

Finalement la dernière section de votre tableau de bord des ventes, c’est l’évolution des ventes dans le temps. Ici dans mon outil et dans mon exemple, j’ai des ventes sur 3 années et encore une fois vous allez pouvoir les regarder selon diverses dimensions : par canal, par client, par représentant, par région, par catégorie.

 

N’oubliez pas de mettre à jour votre tableau

Vous allez pouvoir faire une analyse croisée de toutes ses dimensions-là, ce qui vous donne donc un tableau de bord des ventes somme toute assez complet. N’oubliez pas que celui-ci est mis à jour par 2 onglets :

• l’onglet BD dans lequel vous mettez toutes vos transactions de vente journalière
• l’onglet budget dans lequel vous mettez les données de vente de votre budget

Il est donc primordial, quand vous mettez à jour vos bases de données dans ces onglets, de cliquez sur le bouton « Mise à jour ».

 

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La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.